シリコンバレー ２４時

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2007年1月21日

アウトルック2000 (Outlook 2000) での 個人用フォルダ ファイルサイズ制限への対策

前回ブログ 「アウトルック2000 (Outlook 2000) での 個人用フォルダ ファイル の圧縮方法」では 2GB のファイル・サイズ制限の対策として、 メッセージを削除して、 ファイル・サイズを小さくする方法を示した。 しかし場合によっては、過去のメッセージを削除せず、 記録として保存しておきたい場合もあると思う。

アウトルックでは 個人用フォルダ・ファイルを いくつでも作成できる。 ここで議論してきている 2GB のファイル・サイズ制限は あくまでも １つのファイルあたりのサイズの制限、ということなので 個人用フォルダ・ファイルを いくつも作って、 格納するメッセージをそれぞれに分散してしまえば １つの 個人用フォルダ・ファイルが 2GB を超えることはなくなる。

ということで、 新規の 個人用フォルダ・ファイル を作成する手順は、

1. アウトルックのメニューから ［ファイル(F)］−［新規作成(w)］−［個人用フォルダ・ファイル(.PST)(F)］ を選択。
2. 通常、現在利用している「 Outlook Today-[個人用フォルダ] 」を 収納しているファイル「outlook.pst」が存在しているディレクトリが開かれるので、 そこで 新規のファイル名を指定する。 ここでは、例として「old_data.pst」としておく。
3. 「個人用フォルダ」作成ウィンドウが開くので その画面の「名前」欄に フォルダ一覧に表示される名称を指定できるので、 ここでは「過去データ記録用フォルダ」としておく。
4. その他の項目、「暗号化の設定」では「圧縮可能な暗号化」を、 また パスワード欄は 空白のままでも問題ない。 後は「ＯＫ」ボタン。
5. フォルダ一覧に 今 作成したフォルダが表示されるので、 そのフォルダを選択してから右クリック。 「フォルダの作成(N)」を選択して 新しいフォルダを作成してゆく。 もちろん管理しやすいように、いくつフォルダを作ってもよい。 お勧めとしては、今まで利用してきた「 Outlook Today-[個人用フォルダ] 」 の下にあるフォルダと同じ名前にすることである。 ここでは 例としてそのフォルダの名前を「IT関連」としておく。
6. 従来の個人フォルダから新たに作った 過去データ用のフォルダ へメッセージを移動させる。 ここでの例では 「 Outlook Today-[個人用フォルダ] 」の下にある「IT関連」というフォルダをあけて メッセージを日付順に並べる。 ある程度古いメッセージを全て選択する。 選択したメッセージの上にマウスを合わせてから右クリック後、 「フォルダへ移動」を選択。 フォルダの一覧ウィンドウの中から 「過去データ記録用フォルダ」の下にある「IT関連」を選んで［ＯＫ］ボタン。 これでメッセージが移動できる。
7. このような作業を繰り返し、古いデータを 移動させた後、 前回ブログ 「アウトルック2000 (Outlook 2000) での 個人用フォルダ ファイル の圧縮方法」 の方法で、「 Outlook Today-[個人用フォルダ] 」ファイルを強制的に圧縮する。

【参考リンク】

• どのように PST を最適化するが Outlook 2000 で提出します。
• How to compact PST files in Outlook 2000
• [OL2002] 個人用フォルダの2GBのファイルサイズ制限について

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